Que faire quand vous avez trop à faire ? 3 étapes pour y voir plus clair

Votre bureau croule sous les piles de papiers à classer, votre boîte mail n’est plus jamais vide, vous recevez trop de notifications sur votre mobile, votre « to-do list » s’allonge de jour en jour.

Vous ressentez de l’accablement, vous vous sentez dépassé par la situation, vos tâches vous paraissent insurmontables. L’envie de tout envoyer balader vous titille.

Que faire pour répondre aux nombreuses sollicitations de votre environnement, sans vous décourager, tout en avançant sur les projets qui comptent pour vous ?

Voici une méthode en 3 étapes toutes simples pour y voir plus clair en gardant une énergie joyeuse et positive !

#1 : Triez

Passez en revue vos mails, papiers, rendez-vous….  votre liste de choses à faire. Éliminez systématiquement tout ce qui n’est pas important ou n’est plus d’actualité pour vous. Supprimez, effacez, jetez tout ce que vous vous êtes promis de faire « un jour, quand vous aurez le temps » car de toute évidence ce moment-là n’arrivera jamais, et ces choses à faire ne sont pas vitales, sinon vous les auriez déjà faites.

Profitez-en pour revoir également les tâches que vous aviez accepté de réaliser ou les projets sur lesquels vous vous étiez engagé. Dans la mesure du possible, désengagez-vous de tout ce qui vous apporte plus de frustrations que de plaisir. Et rappelez-vous qu’en disant « non » à un projet ou à une personne, vous vous dites surtout « oui » à vous.

Parmi les tâches qui restent à accomplir, triez entre ce qui doit impérativement être fait aujourd’hui, ce qui peut être réalisé demain, dans la semaine et éventuellement dans le mois. L’objectif est de réduire les choses à faire pour la journée à une petite liste, entre 3 et 5 actions par exemple.

Bon, vous avez commencé à organiser le chaos et vous reprenez doucement le contrôle de la situation. On continue.

#2 : Ne faites qu’une seule chose à la fois

Faire une chose à la fois peut vous paraître impensable et impossible et c’est pourtant ce que vous allez accomplir. Vous allez choisir une action à faire sur votre « to-do list » du jour et vous allez vous y consacrer entièrement. Commencez d’abord par la chose la plus urgente, celle que vous devez impérativement faire le plus tôt possible aujourd’hui. Si vous n’avez rien de très pressé à réaliser, alors choisissez la tâche la plus importante, celle que vous remettez depuis longtemps, peut-être.

Pour cela, coupez si possible toutes les sollicitations extérieures (notifications de votre mobile, mails entrants, etc.). Définissez une durée et programmez une alarme quand votre tâche doit être terminée. Si l’action est longue, faites une pause toutes les 45 minutes. Levez-vous de votre bureau, étirez-vous, prenez l’air si vous le pouvez, buvez un verre d’eau. Pour ne pas oublier de faire cette pause, j’utilise l’appli Mindful Mynah très facile à programmer et qui propose différentes sonneries, dont des bols tibétains très « zénifiants ». L’avantage : la limite de temps que vous vous imposez vous aide à rester concentré et efficace sur ce que vous faites. Lorsque votre tâche est terminée, et seulement à ce moment-là, passez à la suivante.

Cet exercice de concentration sur une seule tâche à la fois est comme une méditation de pleine conscience qui ne dit pas son nom. En étant pleinement présent à ce que vous faites, vous êtes dans l’Ici et le Maintenant cher à Eckhart Tollé, et vous entrez dans une nouvelle forme de conscience, plus paisible, plus sereine, moins stressée.

Vous y êtes ? Et bien, restez-y !

# 3 : Pratiquez la pleine présence

Naviguez dans votre journée en gardant cette pleine présence à l’instant. Restez aussi concentré que possible à chacune de vos actions. Si vous n’avez jamais pratiqué la pleine conscience, et que vous êtes le champion du multitasking, vous aurez peut-être du mal à y arriver. C’est parfaitement normal.

Donnez-vous le droit de ne pas être parfait et ne baissez pas les bras si vous n’y arrivez pas encore. Si vous sentez que votre mental repart en « pilote automatique », prenez quelques inspirations profondes et replacez votre attention sur la tâche à accomplir.

La pleine présence change votre état d’esprit. Vous allez vous sentir plus léger, moins débordé. Vous allez aborder votre travail avec plus de curiosité, d’ouverture, de satisfaction. Cela va changer votre relation aux tâches à accomplir, à leur urgence et à leur importance, réelle ou supposée. Vous trouverez que chaque tâche est celle qu’il vous faut à cet instant et que rien n’existe au-delà de ce moment. Cette attitude modifie radicalement votre rapport au travail ; surtout, elle ouvre d’autres perspectives sur votre vie en général.

Pour aller plus loin

Je vous recommande l’excellent blog zenhabits de Leo Babauta, l’un des représentants américains du mouvement minimaliste et adepte de la pleine présence (mindfulness). J’ai fait un résumé de son livre Focus, disponible ici sur amazon. Dernier livre paru (janv. 2018) : Tout réussir sans stresser grâce à la méthode ZTD (zen to done).

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